Uporaba informacijskih sistemov v digitalizaciji podjetja postaja vedno večja. Podjetja brez njih vidijo vpad v v svojem poslovanju in slabši uporabniški izkušnji.
Iz vsebine
Kaj je informacijski sistem?
Mnoga podjetja delajo z ogromno količino podatkov. Podatki so organizirani v bazi podatkov. Mnogi mislijo, da so podatki sinonim za informacije; vendar so informacije dejansko sestavljene iz podatkov, ki so bili organizirani za pomoč pri odgovarjanju na vprašanja in reševanju težav.
Informacijski sistem je opredeljen kot programska oprema, ki pomaga organizirati in analizirati podatke.
Obstajajo različne vrste informacijskih sistemov, ki lahko služijo različnim namenom, odvisno od potreb vsakega podjetja:
- Podatkovna skladišča
So sistemi za upravljanje podatkov, ki podpirajo analitiko in druge dejavnosti poslovnega obveščanja. Združujejo in analizirajo podatke iz najrazličnejših virov. Lahko pomagajo izboljšati sprejemanje odločitev.
- Podjetniški sistemi
So integrirani sistemi, in združujejo vso strojno in programsko opremo, ki jo podjetje uporablja za različne funkcije v svojem delovanju. Ti sistemi pomagajo pri pretoku informacij med oddelki in omogočajo integracijo procesov iz različnih delov podjetja.
- Ekspertni sistemi
Uporabljajo umetno inteligenco za posnemanje človekovega odločanja. Programska oprema uporablja človeško znanje za reševanje problemov, ki običajno zahtevajo strokovno znanje osebe.
- Geografski informacijski sistemi
Zbirajo, organizirajo, preslikavajo in analizirajo podatke s prostorsko komponento. Lahko izboljša analizo in odločanje tako, da uporabnikom omogoči vizualizacijo podatkov na zemljevidu.
- Sistemi pisarniške avtomatizacije
Sistemi za avtomatizacijo pisarn združujejo komunikacijsko tehnologijo, ljudi in računalnike za pomoč pri izvajanju pisarniških dejavnosti, kot je priprava pisne komunikacije, tiskanje, razporejanje ali ustvarjanje poročil.
Kaj pomeni pojem digitalizacija?
Digitalizacija je pojem, ki se nanaša na uporabo digitalnih tehnologij za spreminjanje poslovnega modela in zagotavljanje novih prihodkov in priložnosti za ustvarjanje vrednosti.
Lahko rečemo, da vključuje vse dejavnosti in procese, ki jih omogočajo digitalne tehnologije.
Torej digitalizacija je proces spreminjanja fizičnih, analognih podatkov v digitalno obliko.
Digitalizacija pomaga izboljšati učinkovitost poslovanja. Zaradi manjše potrebe po človeških viri prihaja do manj storjenih napak in posledično operativni stroški postanejo nižji.
Če želimo popolnoma razumeli digitalizacijo v poslovanju, moramo razumeti vlogo tehnologije v celotnem procesu.
Digitalne tehnologije so preoblikovale celotno poslovno shemo s prehodom iz tradicionalne analogne oblike v digitalno obliko. Podatki se ne shranjujejo več na nobeni napravi za shranjevanje ali fizično v arhivih, ampak v oblaku, kar zagotavlja, da ni podatkovnih silosov.
Računalništvo v oblaku oziroma splošna digitalizacija poslovanja je mnogim podjetjem pomagala pridobiti prednost pred konkurenco.
Z uporabo shranjevanja v oblaku se prepreči izguba podatkov, varnostno kopiranje podatkov pa je avtomatizirano. Digitalizacija v poslovanju je prinesla nešteto sprememb.
Vpliv informacijskega sistema na digitalizacijo podjetja
Implementacija informacijskih sistemov v digitalizacijo podjetja ima velik vpliv na celoten proces poslovanja podjetja.
- Digitalizacija spodbuja inovativnost
Digitalizacija v poslovanju močno vpliva na inovacije. Ko postajajo tehnologije vedno bolj napredne, vas preprosto prisilijo k ukrepanju in novim stvarem.
In ko se enkrat začne, se je težko ustaviti. Nenehne inovacije vam bodo omogočile, da se boste bolje zavedali novih trendov in priložnosti.
- Pojav novih komunikacijskih kanalov
Implementacija digitalnih tehnologij ne le povečuje digitalno prisotnost podjetja, temveč je sprožila tudi ustvarjanje novih komunikacijskih kanalov.
Pod nove kanale spadajo. email, mobilne aplikacije in družbeni mediji.
- Povečana digitalna prisotnost
Če je podjetje prisotno prek socialnih omrežij, spletnih trgovin in poslovnih imenikov, se njegova prepoznavnost izrazito multiplicira.
Zgoraj so naštete prednosti na katere skorajda ne pomislimo več in velikokrat pozabimo, da so še vsedno pomemben del.
Pod prednosti pa tudi spadajo:
- Povečana učinkovitost vseh operacij
- Manj človeških napak
- Varnejše shranjevanje podatkov v oblaku
- Zmanjšani operativni stroški
- Omogoča analizo podatkov
Kakor je razvidno iz vseh naštetih točk imajo informacijski sistemi v digitalizaciji podjetja velik pomen. Podjetje zaradi njih hitreje raste in pridobi večjo prednost pred svojo konkureco.
Prikaz primera na delovnem procesu: Arhiviranje
Implementiranje informacijskih sistemov v digitalizaciji podjetja lahko nastane velik glavobol. Je dolgotrajen proces kateremu moramo nameniti ogromno časa.
Pomembna stvar pri lotevanju tega je, da se implementacije informacijskih sistemov lotimo postopoma. Priporočljivo se je lotiti najtežjega in najbolj obširnega delovnega procesa prvotno in nato ostale lažje.
Večina podjetij se prvotno odloči za implementacijo informacijskih sistemov v digitalizaciji podjetja pri delovnem procesu arhiviranje dokumentacije.
Arhiviranje lahko vključuje veliko različnih področjih:
- shranjevanje vseh dokumentacij (pogodbe, naročilnice, izdatnice, potni nalogi, itd.)
- vhodna in izhodna pošta
- email sporočila
- itd.
Ker je to res velika količina papirjev, ki vzamejo obilo časa na pomoč pristopi podjetje PIA, informacijski sistemi in storitve d.o.o. s svojim programom ODOS. Znotraj programa ODOS obstoja modul ODOS.VIP, ki podjetju pripomore:
- priprava izhodne pošte s fizičnim ali elektronskim podpisom
- masovno evidentiranje papirne vhodne pošte, zajem elektronske pošte in zajem dokumentov s portalov
- masovno evidentiranje papirne vhodne pošte, zajem elektronske pošte in zajem dokumentov s portalov
- hitro iskanje zadev in dokumentov po različnih kriterijih
- hitro iskanje zadev in dokumentov po različnih kriterijih
- itd.
(vzeto iz spletne strani ODOS, iz modula VIP)
Več lahko preberete tudi tukaj: BREZPAPIRNO POSLOVANJE V PODJETJU [Kaj je & kakšne so njegove koristi]